

Molti documenti si possono
conservare digitalmente
in House
Ottenendo:
– Un altissimo ritorno sull’investimento
– Integrazione con tutti i gestionali/ERP
– Efficientamento dei processi aziendali
– Risparmio di spazio
– Abbattimento dei tempi di ricerca
L’entrata in vigore della fatturazione elettronica, ha segnato una rivoluzione inimmaginabile nella gestione dei documenti. Ovviamente il legislatore, tramite l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), ha definito le regole di conservazione, gli standard e i modelli di documenti. Le software house che gestiscono i gestionali aziendali, per lo più erogano questo servizio in outsourcing, appoggiandosi a loro volta, a pochi soggetti accreditati dall’AgID, che hanno fatto della conservazione digitale, un loro modello di business (Aruba, IFIN, Infocert ec.).
Forse non tutti sanno però che già molti documenti amministrativi (che ancora oggi riempiono armadi) sono conservabili digitalmente o per meglio dire, si possono dematerializzare. Alla stregua delle fatture e non è necessario conservarne copia cartacea.
Nello specifico i documenti già riconosciuti a livello civile, amministrativo, legale sono:
Due sono le modalità previste per fare conservazione sostitutiva:
La domanda d’obbligo è: ma la conservazione in outsourcing è veramente la più vantaggiosa e/o la meno “complicata” delle due, dato che inizialmente, tutti si sono concentrati su di essa fondamentalmente per due motivi:
Nel 2020, l’AgID ha ulteriormente perfezionato la norma definendo che tale processo, sia governato da un Responsabile della Conservazione e normato nelle sue procedure dal Manuale della Conservazione. Che in modo semplice potremmo definirli in questo modo:
Naturalmente in caso di affidamento del servizio in outsourcing, il conservatore certificato, avrà redatto e reso disponibile ai clienti il proprio manuale interno, ma le aziende DOVRANNO ASSOLUTAMENTE INTEGRARLO REDIGENDO AUTONOMAMENTE QUELLO SPECIFICO PER LA PROPRIA AZIENDA.
Stabilito quindi che la normativa non ci da alcun sgravio di responsabilità; che mantiene le stesse necessità di backup (ne servono 3 e in posti diversi); che bisogna in ogni caso nominare un Responsabile, che bisogna redigere il Manuale, siamo proprio sicuri che questa sia la strada più corretta?
Fortunatamente, l’innovazione tecnologia, quella che a volte spaventa in quanto “troppo innovativa”, viene in nostro aiuto e ci fornisce tutti gli strumenti di cui abbiamo bisogno ma soprattutto alla portata di tutte le aziende (dalla più piccola alla più grande) e cioè:
Ecco perché noi, suggeriamo un processo di conservazione in House, quale soluzione ottimale per gestire il patrimonio documentale dell’azienda. Lo strumento principe per raggiungere questo obbiettivo è ADIFirma, il modulo per la conservazione sostitutiva della suite Adiuto. ADIFirma, predispone la conservazione dei documenti garantendone l’autenticità e l’integrità nel tempo. Si integra pienamente in qualsiasi realtà aziendale e permette un disegno semplificato, del flusso di conservazione sostitutiva adottato in azienda.
Permette, tutte le funzionalità di supporto alle attività legate al processo di conservazione dei documenti. Consente, attraverso controlli parametrici, di effettuare verifiche complesse e articolate che permettono di avere il pieno controllo sulla completezza e affidabilità dell’archivio sostitutivo. Intuitiva e pratica l’applicazione guida agevolmente l’utente attraverso le varie fasi di produzione di una sessione conservativa.
Una volta implementato, da subito il sistema offrirà notevoli vantaggi all’azienda ed i motivi sono:
Il particolare momento socio-economico e la necessità imperativa di fare utile contenendo i costi, porterà le aziende ad ulteriori riorganizzazioni, sviluppi digitali, uno dei quali, imprescindibile, sarà il completo passaggio alla Conservazione in House.
Bassetto & C. Srl, fornisce la soluzione chiavi in mano per un processo Conservativo a norma, guidato, monitorato, e supportato. Contattaci senza impegno, chiedi ulteriori informazioni, analizziamo con parametri oggettivi il risparmio di danaro e tempo.
Suite Adiuto
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