Conservazione Sostitutiva

L’entrata in vigore della fatturazione elettronica, ha segnato una rivoluzione inimmaginabile nella gestione dei documenti. Ovviamente il legislatore, tramite l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), ha definito le regole di conservazione, gli standard e i modelli di documenti. Le software house che gestiscono i gestionali aziendali, per lo più erogano questo servizio in outsourcing, appoggiandosi a loro volta, a pochi soggetti accreditati dall’AgID, che hanno fatto della conservazione digitale, un loro modello di business (Aruba, IFIN, Infocert ec.).

Forse non tutti sanno però che già molti documenti amministrativi (che ancora oggi riempiono armadi) sono conservabili digitalmente o per meglio dire, si possono dematerializzare. Alla stregua delle fatture e non è necessario conservarne copia cartacea.
Nello specifico i documenti già riconosciuti a livello civile, amministrativo, legale sono:

• Fatture clienti e fornitori, Fatture estere e documenti di dogana
• Ricevute e scontrini fiscali; Documenti di trasporto
• bilancio d’esercizio, Nota integrativa, Libro giornale, Libri IVA, Liquidazioni periodiche, Libro degli inventari, Registro dei beni ammortizzabili, Registri prescritti ai fini IVA, Acquisti, Corrispettivi, Dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770) Modelli di pagamento (F23 e F24) Libri sociali, Relazione sulla gestione, Relazione dei sindaci e dei revisori contabili e altro ancora.

Come fare la Conservazione a Sostitutiva:

Due sono le modalità previste per fare conservazione sostitutiva:

• Conservazione in Outsourcing: con questo termine si intende affidare a soggetti terzi, esterni all’azienda, il processo di conservazione dei documenti. Possono essere solo soggetti accreditati dall’AgID.
• Conservazione in House: Il processo di conservazione viene effettuato completamente in Azienda, senza nessun rapporto con delegati esterni ma solamente adottando piattaforme che permettono di creare i pacchetti di conservazione completamente nel rispetto delle norme stabilite dall’AgID.

La domanda d’obbligo è: ma la conservazione in outsourcing è veramente la più vantaggiosa e/o la meno “complicata” delle due, dato che inizialmente, tutti si sono concentrati su di essa fondamentalmente per due motivi:

• vista la normativa ed i tempi ristretti per la messa in opera, era ipotizzabile una difficoltà per le aziende (specialmente dove non vi fosse un reparto informatico) ad adottare una infrastruttura atta a tale operatività.
• Si palesava un certo “scarico delle responsabilità oggettive” in quanto, essendo una terza parte a fare tutto il processo, la responsabilità sarebbe dovuta ricadere su quest’ultimo (ovvero i soggetti accreditati dall’AgID).

Nel 2020, l’AgID ha ulteriormente perfezionato la norma definendo che tale processo, sia governato da un Responsabile della Conservazione e normato nelle sue procedure dal Manuale della Conservazione.  Che in modo semplice potremmo definirli in questo modo:

• Per Responsabile della Conservazione si intende: Il soggetto giuridico che è obbligato alla Conservazione Sostitutiva o adotta un processo di Conservazione Digitale, anche se affida il servizio in outsourcing, è OBBLIGATO a nominare al proprio interno il RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE. Questa precisazione (settembre 2020) è secondo noi stata doverosa, in quanto ha stabilito con certezza che il contenuto formale del Pacchetto di Distribuzione (PDD) è comunque sempre a capo del soggetto giuridico che ha prodotto i documenti stessi (l’azienda). Inoltre, in caso di verifica, il controllore si recherà presso la sede del soggetto giuridico e mai presso l’eventuale outsourcer che è e che rimane un partner tecnologico.
• Nel Manuale delle Conservazione invece, sono descritte tutti gli aspetti del processo di conservazione adottato dall’azienda e vengono indicate:
  • le tipologie dei documenti portati in conservazione
  • chi è l’intestatario delle Firma digitale posta sui documenti e sul PDD
  • chi è il Responsabile della Conservazione
  • la frequenza della conservazione
  • il luogo dove sono custoditi i PDD

Naturalmente in caso di affidamento del servizio in outsourcing, il conservatore certificato, avrà redatto e reso disponibile ai clienti il proprio manuale interno, ma le aziende DOVRANNO ASSOLUTAMENTE INTEGRARLO REDIGENDO AUTONOMAMENTE QUELLO SPECIFICO PER LA PROPRIA AZIENDA.

Stabilito quindi che la normativa non ci da alcun sgravio di responsabilità; che mantiene le stesse necessità di backup (ne servono 3 e in posti diversi); che bisogna in ogni caso nominare un Responsabile, che bisogna redigere il Manuale, siamo proprio sicuri che questa sia la strada più corretta?

Fortunatamente, l’innovazione tecnologia, quella che a volte spaventa in quanto “troppo innovativa”, viene in nostro aiuto e ci fornisce tutti gli strumenti di cui abbiamo bisogno ma soprattutto alla portata di tutte le aziende (dalla più piccola alla più grande) e cioè:

• Una piattaforma tecnologica che consenta di creare il risultato finale della Conservazione, ovvero l’unico oggetto che realmente dovremo conservare in futuro: il Pacchetto di Distribuzione
• Di una Firma Digitale
• Di Marche Temporali

Ecco perché noi, suggeriamo un processo di conservazione in House, quale soluzione ottimale per gestire il patrimonio documentale dell’azienda. Lo strumento principe per raggiungere questo obbiettivo è ADIFirma, il modulo per la conservazione sostitutiva della suite Adiuto. ADIFirma, predispone la conservazione dei documenti garantendone l’autenticità e l’integrità nel tempo. Si integra pienamente in qualsiasi realtà aziendale e permette un disegno semplificato, del flusso di conservazione sostitutiva adottato in azienda.

Permette, tutte le funzionalità di supporto alle attività legate al processo di conservazione dei documenti. Consente, attraverso controlli parametrici, di effettuare verifiche complesse e articolate che permettono di avere il pieno controllo sulla completezza e affidabilità dell’archivio sostitutivo. Intuitiva e pratica l’applicazione guida agevolmente l’utente attraverso le varie fasi di produzione di una sessione conservativa.

Una volta implementato, da subito il sistema offrirà notevoli vantaggi all’azienda ed i motivi sono:

• Ha un altissimo e oggettivamente dimostrabile, ritorno sull’investimento
• Si integra con qualsiasi gestionale/ERP
• Permette la completa dematerializzazione dei documenti
• Genera efficientamento dei processi documentali e umani
• Fa risparmiare spazio ed abbatte i tempi di ricerca

Il particolare momento socio-economico e la necessità imperativa di fare utile contenendo i costi, porterà le aziende ad ulteriori riorganizzazioni, sviluppi digitali, uno dei quali, imprescindibile, sarà il completo passaggio alla Conservazione in House.

Bassetto & C. Srl, fornisce la soluzione chiavi in mano per un processo Conservativo a norma, guidato, monitorato, e supportato. Contattaci senza impegno, chiedi ulteriori informazioni, analizziamo con parametri oggettivi il risparmio di danaro e tempo.