Digitalizzazione dei processi documentali, approvativi e gestione delle scadenze
Il processo legato alla “qualifica fornitore”, da sempre è sinonimo di complessità e criticità per l’azienda. Più persone di diversi reparti coinvolte in ogni singolo processo, nella raccolta di tutte le necessarie informazioni, nel redigere una check list documenti, nel ricordare nel tempo le scadenze per i rinnovi dei documenti, ecc. Spesso è difficile instaurare una comunicazione efficace e ben schedulata nei tempi previsti tra i vari reparti coinvolti: acquisti, qualità, sicurezza, procurement.
Le maggiori criticità le possiamo individuare in:
- Perdita di tempo
- Disorganizzazione
- Mobilità inutile
- Cattiva comunicazione tra i reparti
Grazie alla digitalizzazione di questi processi documentali e approvativi è possibile: ottimizzare i tempi, la gestione delle scadenze, efficientare la comunicazione tra reparti che non sarà più demandata alla singola persona, ma ad un sistema al servizio di ogni singolo utente dell’azienda.
Ecco allora che all’inserimento di un contratto, verrà scatenato un processo digitale che provvederà ad avvisare automaticamente, nei tempi e modi previsti, le persone che saranno coinvolte a vario titolo nel processo stesso, faciliterà e guiderà la raccolta dei documenti con delle check-list preimpostate, aggiornerà automaticamente lo scadenzario dei documenti (ad esempio delle schede tecniche) sulla base della durata dichiarata dal produttore. Tutte le fasi saranno monitorate in tempo reale e rese disponibili ai vari responsabili per aggiornamenti sugli stati e per dar loro modo di intervenire tempestivamente all’occorrenza.
Tutto questo si tradurrà per l’azienda in un multiplo ROI, perché risparmierà tempo, ottimizzerà le risorse, migliorerà l’organizzazione e la comunicazione aziendale.
