Il manuale della conservazione sostituitiva a norma
Ad oltre due anni dalla partenza della Fatturazione Elettronica che ha introdotto OBBLIGATORIAMENTE la Conservazione Sostitutiva, molti NON sanno che dal primo di gennaio 2022 è obbligatorio, per le aziende italiane, redigere il manuale della conservazione anche sei il servizio è affidato ad un provider esterno.
Dal 1/1/2022 infatti le nuove regole tecniche AgiD relative alla Conservazione a Norma dei Documenti Fiscali, obbligano le aziende italiane a nominare un soggetto giuridico (che non po’ essere l’amministratore) quale “Responsabile della Conservazione” distinto dal Provider intermediario che continuerà a svolgere il ruolo di “Responsabile del Servizio di Conservazione”.
Normativa:
Le nuove Regole Tecniche AgID relative alla Conservazione a Norma dei Documenti Fiscali, in vigore dal 1 gennaio 2022, obbligano le aziende italiane a dotarsi di un Responsabile della Conservazione. Il Provider, che fornisce il servizio di Conservazione, assume il ruolo di Responsabile del Servizio di Conservazione. I due ruoli devono essere distinti e gestiti da soggetti giuridici diversi. Il Responsabile della Conservazione ha vari obblighi tra cui Redazione e Aggiornamento periodico del Manuale della Conservazione, documento che deve essere, obbligatoriamente, nella disponibilità dell’azienda. Il Responsabile della Conservazione deve essere esplicitamente nominato.
Lettera di incarico al Responsabile della Conservazione
Come previsto dalle nuove Regole Tecniche AgID, il Responsabile della Conservazione deve essere esplicitamente nominato. Occorre pertanto predisporre una lettera di incarico che definisce i contorni di questa nomina. A tal proposito è necessario specificare responsabilità, ambito di intervento e quanto altro utile a disciplinare le azioni del Responsabile della Conservazione.
Alcuni dei principali riferimenti normativi:
Lgs 42/2004, Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137. Legge 9 gennaio 2004, n. 4 aggiornata dal decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 106, Disposizioni per favorire e semplificare l’accesso degli Utenti abilitati e, in particolare, delle persone con disabilità agli strumenti informatici. D. Lgs 82/2005 e ss.mm.ii., Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). DPCM 22 febbraio 2013, Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71. Reg. UE 910/2014, in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE – Regolamento eIDAS. Circolare 40 e 41 del 14 dicembre 2015 della Direzione generale degli archivi, Autorizzazione alla distruzione di originali analogici riprodotti secondo le regole tecniche di cui al DPCM 13/11/2014 e conservati secondo le Regole Tecniche di cui al DPCM 13/12/2013.
Obblighi del Responsabile della Conservazione
Il Responsabile della Conservazione è delegato a svolgere le seguenti attività per i documenti che vengono conservati in modalità digitale secondo le Linee Guida previste dalla norma.
Responsabilità e Definizione delle politiche complessive del sistema di Conservazione.
Responsabilità e Definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di Conservazione in conformità alla normativa vigente.
Attuazione delle politiche complessive del sistema di Conservazione, nonché del governo della gestione del sistema di Conservazione.
Gestione delle convenzioni, definizione degli aspetti tecnico-operativi e, in generale, dei rapporti con il Responsabile del servizio di Conservazione (lato Conservatore).
- Gestione e validazione dei disciplinari tecnici che specificano gli aspetti di dettaglio e le modalità operative di erogazione dei servizi di conservazione.
- Individuazione dei metadati specifici per ogni classe documentale, in conformità all’allegato 5 delle linee guida AgID.
- Corretta erogazione del servizio di conservazione all’ente produttore. Stesura e aggiornamento del Manuale della Conservazione.
Manuale di Conservazione
Il Manuale di Conservazione è il Documento informatico che descrive il sistema di Conservazione e illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture.
Tradotto:
In occasione di un controllo dal 2019 in poi, l’agenzia delle entrate, ti chiederà:
- Chi è il responsabile aziendale della conservazione.
- In alternativa chi è il suo sostituto.
- Dove sono i “volumi” con le fatture in oggetto
- Dove hai dichiarato di tenerle (al di fuori dell’azienda).
Mi sa che se non saprai dare una delle 4 domande non sarà una passeggiata!
Contattaci per saperne di più!
